Schluss mit TelefonStress in der Hausverwaltung!
Ihre Voice‒KI übernimmt Anrufe von Mietern, Eigentümern und Handwerkern 24/7, professionell und strukturiert. Während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Für alle Branchen und Bereiche einsetzbar. 100% DSGVO konform, einfach einzurichten , individuell anpassbar
Kennen Sie das?
✍🏻
Ständige Unterbrechungen
Mitten im wichtigen Gespräch klingelt das Telefon. Wieder eine Schadensmeldung, die sofort bearbeitet werden "muss".
⌨️
Anrufe nach Feierabend
18:30 Uhr, Feierabend? Von wegen! Mieter rufen wegen verstopfter Toiletten und Heizungsausfällen an.
Fachkräftemangel
Qualifiziertes Personal ist rar. Jeder Mitarbeiter ist überlastet und muss mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen.
So funktioniert Ihre Voice-KI
In nur 3 Schritten zu 24/7 professioneller Erreichbarkeit
Anruf-Annahme
Ihre Voice-KI nimmt jeden Anruf professionell entgegen - mit Ihrem individuellen Begrüßungstext und Firmen-Branding.
Personalisierte Begrüßung
Natürliche Spracherkennung
Mehrsprachig verfügbar
Intelligente Kategorisierung
Die KI erkennt automatisch die Art des Anliegens und sammelt alle relevanten Informationen strukturiert.
Schadensmeldungen
Terminvereinbarungen
Allgemeine Anfragen
Sofortige Weiterleitung
Wichtige Notfälle werden sofort weitergeleitet, alle anderen Anliegen strukturiert per E-Mail oder in Ihr System übertragen.
Notfall-Erkennung
CRM-Integration
Automatische Protokolle
Typische Anwendungsfälle in der Hausverwaltung:
Schadensmeldungen von Mietern
Terminvereinbarungen mit Handwerkern
Rückfragen zur Nebenkostenabrechnung
Schlüsselübergaben koordinieren
Besichtigungstermine vereinbaren
Allgemeine Mieteranfragen
Thema
Erreichbarkeit
Mitarbeiterkosten
Mehrere Anrufe gleichzeitig
Kein Anruf geht verloren
Effizienz im Tagesgeschäft
Einheitliche Gesprächsqualität
Verfügbarkeit bei Krankheit/Urlaub
Gesprächs-dokumentation
Lernfähigkeit / Weiterentwicklung
Herkömmliche Telefonie
Nur zu Bürozeiten erreichbar, oft besetzt oder nicht dran.
Personal für Annahme nötig, auch bei wenig Gesprächszeit.
Überforderung oder Warteschleife bei hohem Aufkommen.
Anrufe bleiben unbeantwortet, Rückrufe werden vergessen.
Ständige Unterbrechungen durch das Klingeln.
Je nach Mitarbeiter unterschiedlich.
Fällt das Personal aus, geht keiner ans Telefon.
Meist handschriftlich, unstrukturiert oder fehlt ganz.
Kein Fortschritt – gleiche Probleme, täglich aufs Neue.
Voice-KI Telefonassistent
24/7 erreichbar – auch abends, am Wochenende & an Feiertagen.
Spart Lohnkosten – keine zusätzlichen Telefonkräfte nötig.
Beliebig viele Gespräche parallel – ohne Wartezeit.
Jeder Anruf wird dokumentiert, strukturiert weitergeleitet.
Kein Stress – Gespräche werden automatisch abgewickelt.
Professionelle, gleichbleibende Gesprächsführung in Top-Qualität.
Die Voice-KI ist immer da – unabhängig von Krankheit & Urlaub.
Automatische Protokollierung & Zusammenfassung jedes Anrufs.
Die KI springt sofort ein – dauerhaft verlässlich & ohne Ausfallrisiko.
Branchen Beispiele aus der Praxis
Hausverwaltungen
Lass den virtuellen Telefonassistent die Anrufe deiner Mieter, Eigentümer oder auch Handwerker übernehmen.
Ob Schadensmeldungen, Rückrufe, Terminvereinbarungen oder Anliegen zur Nebenkostenabrechnung: Ihr virtueller Telefonassistent nimmt alle Anrufe an, filtert vor und leitet nur relevante Infos weiter. Ihr Team bleibt produktiv und gleichzeitig erreichbar.
Demo Anruf anhören
Immobilienmakler
Immobilienanfragen erfassen, sortieren und weiterleiten – ohne einen Lead zu verlieren.
Ob Besichtigungswunsch, Objektbewertung oder Rückrufbitte: Ihr virtueller Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, fragt gezielt Informationen ab und liefert Ihnen notwenige Informationen und vollständige Datensätze für Ihren Vertrieb – auch abends und am Wochenende.
Demo Anruf anhören
Handwerker
Aufträge sichern, auch wenn keiner im Büro ist – mit Ihrem virtuellen Telefonassistenten.
Während Sie auf der Baustelle arbeiten, oder bein Kunden sind, nimmt Ihr Assistent neue Anfragen entgegen, erfragt das Anliegen und leitet es weiter. Sie sparen damit wertvolle Zeit und Sie verlierst keinen Kundenkontakt mehr – auch nicht nach Feierabend.
Demo Anruf anhören
Ihre Branche nicht dabei?
Egal, in welcher Branche du arbeitest: Wir sorgen dafür, dass kein Anruf verloren geht!
Unser virtueller Telefonassistent passt sich flexibel an jede Dienstleistung und jedes Geschäftsmodell an. Ob Beratungsunternehmen, Bildungsanbieter, Handwerksbetriebe oder ... Wir entwickeln für dich eine Lösung, die perfekt auf deine Anforderungen zugeschnitten ist.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Massive Zeitersparnis
Durchschnittlich 15 Stunden pro Woche weniger Telefonzeit. Mehr Zeit für wichtige Verwaltungsaufgaben.
= 15h
pro Woche gespart
Kostenreduktion
Keine zusätzlichen Personalkosten für Telefonservice. ROI bereits nach 2-3 Monaten erreicht.
= 60‒%
weniger Telefonkosten
24/7 Erreichbarkeit
Ihre Mieter und Eigentümer erreichen Sie rund um die Uhr - ohne dass Sie persönlich verfügbar sein müssen.
= 24/7
Service rund um die Uhr
Höhere Produktivität
96% weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag. Konzentriertes Arbeiten wird wieder möglich.
= 40+%
mehr Produktivität
DSGVO-Konformität
Alle Gespräche werden DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert. Deutsche Server, höchste Sicherheitsstandards.
= 100%
DSGVO-konform
Zufriedenere Mieter
Mieter erreichen immer jemanden und erhalten schnelle, professionelle Antworten - auch außerhalb der Geschäftszeiten.
= 35+%
mehr Zufriedenheit
📊 Der Vergleich:
Herkömmliche Telefonie vs. Voice-KI Telefonassistent
Erreichbarkeit
Nur zu Bürozeiten erreichbar, oft besetzt oder nicht dran.
24/7 erreichbar – auch abends, am Wochenende & an Feiertagen.
Mitarbeiterkosten
Personal für Annahme nötig, auch bei wenig Gesprächszeit.
Spart Lohnkosten – keine zusätzlichen Telefonkräfte nötig.
Mehrere Anrufe gleichzeitig
Überforderung oder Warteschleife bei hohem Aufkommen.
Beliebig viele Gespräche parallel – ohne Wartezeit.
Kein Anruf geht verloren
Anrufe bleiben unbeantwortet, Rückrufe werden vergessen.
Jeder Anruf wird dokumentiert, strukturiert weitergeleitet.
Effizienz im Tagesgeschäft
Ständige Unterbrechungen durch das Klingeln.
Kein Stress – Gespräche werden automatisch abgewickelt.
Einheitliche Gesprächsqualität
Je nach Mitarbeiter unterschiedlich.
Professionelle, gleichbleibende Gesprächsführung in Top-Qualität.
Verfügbarkeit bei Krankheit/Urlaub
Fällt das Personal aus, geht keiner ans Telefon.
Die Voice-KI ist immer da – unabhängig von Krankheit & Urlaub.
Gesprächs-dokumentation
Meist handschriftlich, unstrukturiert oder fehlt ganz.
Automatische Protokollierung & Zusammenfassung jedes Anrufs.
Lernfähigkeit / Weiterentwicklung
Kein Fortschritt – gleiche Probleme, täglich aufs Neue.
Die KI springt sofort ein – dauerhaft verlässlich & ohne Ausfallrisiko.
Fallstudie: HDE Hausverwaltung
1750
Wohneinheiten
85-%
Telefonanrufe
15h
pro Woche gespart
ROI
nach 3 Monaten
Herausforderung: Ständige Unterbrechungen durch Mieteranrufe, Überlastung des Teams, verpasste wichtige Termine.
Lösung: Voice‒KI übernimmt 85% aller Anrufe, filtert Notfälle heraus, strukturierte Weiterleitung an das Team.
Ergebnis: 15 Stunden pro Woche mehr Zeit für wichtige Aufgaben, zufriedenere Mieter, entspannteres Team.
Wir sind ein Team aus erfahrenen Fachleuten
Aus diesem Grund haben wir genau maßgeschneiderte Lösungen und Strategien entwickelt damit auch in deinem Unternehmen mithilfe der KI die aktuellen Probleme gelöst werden können.
Andre Rieckhoff
Chief Executive Officer bei AwesomeCompany
Matthias Wolf
Chief Marketing Officer bei AwesomeCompany
Sascha Bernd
Vertrieb und Automation Engineer
Häufige Fragen
Ist das System DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten werden nach höchsten Datenschutzstandards verarbeitet. Die Server befinden sich in der EU, und wir schließen mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.
Wie läuft die Einrichtung ab?
Die Einrichtung ist schnell und unkompliziert. Du erhältst einen Link zu deinem persönlichen Setup-Formular. Dort trägst du deine Wünsche ein – innerhalb weniger Arbeitstage ist dein Assistent einsatzbereit.
Was kostet der virtuelle Telefonassistent?
Die Kosten richten sich nach Funktionsumfang und Nutzungsvolumen. Es gibt keine Laufzeiten. Alle Telefonate und Mieter der Rufnummer werden nach verbrauch und auf Guthabenbasis verrechnet Es gibt eine einmalige Einrichtungsgebühr und auf Wunsch Support und laufender Optimierung. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot.
Wie erfahre ich, was die Anrufer gesagt haben?
Du erhältst nach jedem Anruf eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail oder direkt ins CRM. Optional auch als Audiodatei oder mit Notizen zur Weiterverarbeitung.
Kann ich den Assistenten individuell anpassen lassen?
Ja. Sprache, Antworten, Tonalität, Weiterleitungsregeln und Zielgruppenansprache können auf dein Unternehmen zugeschnitten werden. Auch branchenspezifische Dialoge sind möglich.
Was passiert, wenn der Anrufer nicht verstanden wird?
Die KI stellt bei Unsicherheit Rückfragen. Sollte trotzdem keine Klärung möglich sein, wird das Gespräch gespeichert und an dich oder dein Team weitergeleitet – inklusive Info zur Problematik.
Können Anrufe an echte Personen weitergeleitet werden?
Ja, absolut. Du kannst selbst entscheiden, in welchen Fällen der Assistent an dein Team oder eine bestimmte Nummer durchstellt – z. B. bei Notfällen oder VIP-Kontakten.
Wie erkennt der virtueller Telefonassistent das Anliegen der Anrufer?
Die KI nutzt moderne Spracherkennung und kontextbezogene Dialogführung. Sie versteht, worum es geht, stellt Rückfragen bei Unklarheiten und verarbeitet das Anliegen strukturiert weiter.
Können auch Termine automatisch vergeben werden?
Ja, auf Wunsch integrieren wir ein Kalendersystem. So kann der Assistent freie Zeiten prüfen, direkt Termine vereinbaren oder Rückrufslots vergeben.
Funktioniert das auch bei hohem Anrufvolumen?
Ja. Die Voice-KI kann bis zu 8 Gespräche gleichzeitig führen – ideal bei Stoßzeiten, Aktionen oder Personalausfall. Kein Anrufer landet mehr in der Warteschleife.
Wie lange dauert die Umsetzung bis zum Live-Betrieb?
In der Regel 3–5 Werktage ab Klärung deiner Anforderungen. Bei Sonderwünschen oder Integrationen kann es etwas länger dauern – du wirst transparent informiert.
Brauche ich technisches Vorwissen, um das System zu nutzen?
Nein. Alles wird für dich vorkonfiguriert. Du musst nichts installieren oder programmieren. Änderungen und Anpassungen übernehmen wir auf Wunsch jederzeit für dich.
Die führende Voice-KI Lösung für Hausverwaltungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Kontakt
Media Motion GmbH An den Schlossterrassen 4
D‒65366 Geisenheim
Diese Website ist nicht Teil der Facebook-Website oder von Facebook Inc. Darüber hinaus wird diese Website in keiner Weise von Facebook unterstützt. Facebook ist eine Marke von Facebook, Inc. Wir verwenden auf dieser Website Remarketing-Pixel/Cookies von Google, um erneut mit den Besuchern unserer Website zu kommunizieren und sicherzustellen, dass wir sie in Zukunft mit relevanten Nachrichten und Informationen erreichen können. Google schaltet unsere Anzeigen auf Websites Dritter im Internet, um unsere Botschaft zu kommunizieren und die richtigen Personen zu erreichen, die in der Vergangenheit Interesse an unseren Informationen gezeigt haben.